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Holger Roth – WakeHouse Management & Buchungsportal
Vom Excel-Tracker zum Management- und Buchungsportal.
Die Geschichte
Sobald Stammkunden Slots horten, reicht kein Excel mehr.
WakeHouse läuft anders als ein normaler Reiseanbieter. Holger Roth verkauft keine Tickets, sondern Slots — 15-Minuten-Einheiten Wassersport, von Stammkunden in Paketen zu 4, 12 oder 24 Stück gekauft und über Wochen verteilt aufgebraucht. Sobald wiederkehrende Kunden und Laufkundschaft parallel laufen, wird das Tracking in Excel zur täglichen Reibung. Wer hat noch wie viele Slots? Wer wollte wann auf's Wasser? Wer hat heute wirklich nur 6 statt 8 Slots gefahren?
Wir haben ein eigenes Management- und Buchungsportal gebaut. Eigene Subdomain, eigene Datenbank, eigene Logik — kein Mindbody, kein Calendly, kein Drittanbieter-SaaS mit Monats-Abo und US-Cloud. Eigenes Backend mit lokaler Datenbank auf eigenem Server, alle Daten in Holgers Hand.
"Endlich sehen meine Kunden selbst, was sie noch haben."
– Holger Roth, WakeHouse
Der Workflow läuft End-to-End ohne Email-Pingpong: Der Kunde fragt im Portal einen Termin an, Holger bestätigt mit einem Klick, am Wassertag öffnet er auf dem Boot die Sign-Page, der Kunde unterschreibt mit dem Finger, Slots werden verbucht, alle Beteiligten kriegen automatisch Mails mit aktuellen Daten. Vom Klick bis zur Unterschrift sind es vier kleine Schritte und vier saubere Mails — kein verlegener Anruf, kein Streit am Steg.
Im Tool
Statt Screenshots erzählen — sehen.
Drei Blicke ins Portal — der Workflow von Login bis Boot in einem Bild-Trio.
Leistungen
Was wir umgesetzt haben
01
Magic-Link-Login ohne Passwort
E-Mail eingeben, Link in der Mailbox, drin. Kryptographisch starke Single-Use-Token mit kurzer Gültigkeit, Brute-Force-Throttle pro IP — Login-Komfort wie bei Slack, ohne Passwort-Reset-Drama.
02
Termin-Anfrage mit Mail-Trail
Kunde wählt Datum, Uhrzeit und Slots im Portal. Mail geht an Holger, der mit einem Klick bestätigt. Bestätigungs-Mail mit Treffpunkt-Adresse fliegt automatisch an den Kunden — kein Email-Pingpong.
03
Wochen-Kalender für Holger
Mo-So-Grid mit 15-Min-Auflösung. Alle Termine farbcodiert nach Status. Klick auf einen Block öffnet das Kunden-Detail. Doppelbuchungen werden auf einen Blick sichtbar.
04
Unterschrift auf dem Boot
Holger passt die tatsächlich gefahrenen Slots an, Kunde unterschreibt mit dem Finger auf dem Touchscreen. Signatur sicher gespeichert, Slots automatisch verbucht, Differenz-Notiz dokumentiert die Anpassung.
05
Statistik & CSV-Export
Top-Kunden nach Umsatz, Slots-Bewegung pro Monat, Lifetime-Stats. Drei CSV-Exporte (Kunden, Käufe, Verbräuche) mit Excel-BOM für die Buchhaltung.
06
DSGVO-konformer SaaS-Ersatz
Eigene Datenbank, eigene Mail-Engine, kein Tracking, keine externe Cloud. CSRF auf jedem POST, server-side Sessions, Login-Throttle, täglicher Cleanup-Cron — ohne Lizenzkosten.
Ergebnisse
Was wir erreicht haben
0 €
Software-Lizenzen pro Monat
vs. 80–200 € bei SaaS-Alternativen
65 / 65
End-to-End-Tests grün
jeder Workflow gecovert
0
Externe SaaS-Abhängigkeiten
eigene DB, eigene Mails
Das Management- und Buchungsportal ersetzt komplett die Funktionen, die ein Mindbody, Calendly oder Acuity-Setup für etwa 80–200 € pro Monat liefern würde — bei voller Kontrolle über Daten, UX und Workflow. 65 automatisierte End-to-End-Tests decken jeden Pfad: Login, Anfrage, Bestätigung, Unterschrift, Slot-Verbuchung, Mail-Versand, CSRF, Throttle.
Da nichts in eine US-Cloud abfließt und kein Drittanbieter-Cookie gesetzt wird, bleibt es ohne Cookie-Banner und ohne AVV mit zwölf Subprozessoren DSGVO-konform.
Technologien
Eigenes Management- und Buchungsportal statt SaaS-Abo
Wenn dein Workflow nicht in einen Mindbody-Standard passt — bauen wir dir den, der passt.